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予約の受付・変更・キャンセル・確認・予約日のリマインド配信

運用開始後の予約受付、変更、キャンセルについて説明します。

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1. LINE経由の予約受付

LINEから予約を受け付けると、予約内容が「ホーム」で検索できるようになります。

  • 「ホーム」タブで帳票を選択し、「検索」をクリックします。
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  • ページ下部に検索結果が表示されます
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  • 内容の編集をしたり、予約したユーザーにLINEからメッセージを配信したりできます。
    • 編集が完了したら、「保存」をクリックしてください。
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2. LINE以外の予約受付登録

電話等、LINE以外から予約を受け付けたときの手順を説明します。

  • 登録したい予約フォームを選択し、「検索」をクリックします。
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  • 「新規追加」をクリックします。
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  • 会員番号もしくはキーワード(氏名・電話番号)を入力し、会員情報を検索します。
    • 会員機能を利用していない場合はこの手順はありません
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  • ヒットした会員情報をクリックします。
    • 会員機能を利用していない場合はこの手順はありません
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  • 名前や連絡先を入力、予約する施設を選択し、「予約日時指定」をクリックします。
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  • 予約日時を選択し、「日付確定」をクリックします。
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  • 日付が間違いなければ「はい」をクリックします。
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  • 予約内容を確認し、「保存」をクリックします。もう一度確認画面が出るので、「保存」をクリックします。
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  • 予約の登録が完了しました。

3. 変更・キャンセル

管理画面上で取った予約や、LINE経由の予約でキャンセル期日を過ぎている場合は、管理画面上で変更やキャンセルの登録をします。

  • 「カレンダー」タブの「会員一覧」をクリックします。
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  • 該当する会員情報帳票を選択します。
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  • ユーザーから聞き取った会員番号もしくは氏名や電話番号を入力し検索します。
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    電話番号はハイフン無しで入力してください
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  • 会員情報が表示されます。
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  • 該当するユーザーをクリックすると、そのユーザーが取得している予約が確認できるので変更・キャンセルしたい予約をクリックします。
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  • 予約の日時などの変更の際は、当該箇所の内容を修正します。
  • 予約取消の場合は、ステータスを「キャンセル」にします。
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  • 内容の修正後に「保存」をクリックします。
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予約がキャンセルの状態に変更されると、この予約に充当されていた予約可能枠が元に戻されます。

4. 予約状況の確認

カレンダーに対してどのくらい予約が入っているかなどを確認します。

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一人のユーザーがどのくらい予約を入れているかを確認したい場合は、「カレンダー」>「会員一覧」で確認します。
  • 「ホーム」タブで、当該予約フォームを選択します。
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  • 検索パネルで条件を指定します。
  • 「基本」のパネルでは、カレンダー毎や予約フォームに設定した質問で検索可能です。
    • 例1)中央体育館のメインアリーナ予約者を検索したい
    • 例2)「山田太郎」さんの予約がキャンセル処理されたいか見たい
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  • 「日付」のパネルでは、その帳票の予約を時間で区切って検索できます。
    • 作成日:予約が登録された日
    • 更新日:登録された予約の情報が日付変更や情報の追記で上書きされた日
    • 予約日:実際にユーザーが利用する日
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検索パネルの「基本」「日付」の両方で条件を設定すると、両方の条件に引っかかる検索結果が表示されます。
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予約日を「今日の日付」に設定し、CSV出力すると、予約台帳としてご利用いただけます。
  • CSVファイル出力の方法
  • 特定のユーザー(数件)の情報を出力したい場合
    • 出力したいユーザーを選択して、「CSVエクスポート」をクリックします。
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    仮に一度に表示できる件数を50件に設定する場合、全件チェックを入れても最大で50件分のデータしかCSVエクスポートされません。
    検索条件に引っかかるユーザー(数十件以上)を出力したい
    • CSVエクスポートする情報が多い場合は、上の検索パネルで条件を絞ってから、「検索条件のCSV出力処理」をクリックします。
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    • 「表示中の項目のみ」もしくは「全ての項目」(※下記で説明します)を選択し、「処理」をクリックします。
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    • 処理が完了したら「通知情報」をクリックします。
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    • 「CSVエクスポート」タブを開き「ダウンロード」をクリックするとCSVファイルがダウンロードされます。
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      ※このポップアップは右上の「✖」で消すことができます。

      「表示中の項目のみ」と「全ての項目」の違いについて

      検索結果を表示するときに、どの項目を表示するか選択できます。

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      初期値は全件表示するように設定されています。
      • 歯車マークをクリックします。
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      • 表示したい項目のみチェックを入れて、保存をクリックします。
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      管理画面で一覧表示するときは、名前と電話番号のみでよい場合などに利用します。

5. LINEアカウントと会員情報との連携・解除

LINEで会員登録をすると、LINEのユーザーIDと会員情報が紐づきます。

1)管理画面上で会員登録を済ませている場合(連携)

  • 会員一覧で検索した時に、会員種別が「WEB」のユーザーは、管理画面上で会員登録をしています。このユーザーがLINE上から同じ氏名・連絡先等で会員登録をしようとすると、登録済みエラーとなります。その際は、「姓」と「名」の間にスペースを入れるなどして、登録をして下さい。
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2)LINEのアカウントが変更になる場合(解除)

ユーザーが機種変更などでLINEのアカウントを取り直した場合や、自身以外のLINEアカウントから予約した場合は、次回予約時に、LINEアカウントと会員情報の連携を解除する必要があります。

  • 「カレンダー」>「会員一覧」画面で、帳票を選択し、電話等で聞き取った名前や連絡先電話番号を入力して、検索します。
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  • 該当のユーザーを選択します。
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  • 「LINEユーザーIDリセット」>「リセット」をクリックしすると、処理が完了します。
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  • 情報を更新すると会員種別が「WEB」になっていることがわかります。これでLINEのユーザーIDとの連携解除が完了しました。
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6. 予約日のリマインド配信

予約された日時に対して、前日や3日前など指定のタイミングで接種日のお知らせメッセージを送信できます。

設定方法は 

をご確認ください。