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予約受付の設定をする

1. カレンダーを作成

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1)カレンダーの種類を登録する

例えば、「中央体育館」の「メインアリーナ」と「サブアリーナ」はそれぞれに予約可能枠を設定するため、それぞれにカレンダーを作成します。

  • カレンダーの種類を登録するためのCSVファイルを作成します。
    • 次のファイルをダウンロードしてください
    • sample-bunrui.csv0.5KB
    • 内容を編集し、保存します。
      • 大分類(B列)は「施設予約」と入力します。
      • 中分類(C列)は施設名を入力します。
      • 小分類(D列)は施設内の各球技場・道場名を入力します。
      • カテゴリID(A列)とカレンダー有無(E列)は、空欄にします。
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  • 「カレンダー」>「カレンダー設定」>「分類設定」をクリックします。
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  • 「追加・削除」>「CSV一括登録」をクリックします。
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  • 先ほど編集したCSVファイルを選択し、「開く」をクリックします。
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  • 「はい」を選択します。
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  • CSV登録結果が表示されるので「閉じる」をクリックします。
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  • カレンダーの種類の登録が完了しました。
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カレンダーの種類の登録は、CSV一括登録の他に、「新規追加」で1件ずつ登録する方法もあります。

2)予約可能枠を設定する

カレンダーの種類の登録ができたら、日付や時間帯、各枠の予約可能人数を設定します。

  • 各カレンダーに予約可能枠を登録するためのCSVファイルを作成します。
    • 次のファイルをダウンロードしてください
    • sample-calendar.csv0.6KB
    • 内容を編集し、保存します。
      • ①:時間帯枠です。「(B列)~(C列)」と表示されます。例)6行目は15:00~16:00
      • ②:日付です。「YYYY/MM/DD」の形式で入力してください。
      • ③:②が営業日であれば「0」、休業日であれば「1」を入力します。
      • ④:日付の各時間帯で予約可能な枠数を入力します。
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  • 作成したCSVファイルを取り込みます。
    • 「カレンダー」>「カレンダー設定」をクリックします。
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    • 登録したいカレンダーを選択し、「CSV一括登録」をクリックします。
      1. ▼例)中央体育館のメインアリーナの予約枠を登録したい場合

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      2. 「ファイルを選択」をクリックし、先ほど作成したCSVファイルを選択した後、「開く」をクリックします。
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      4. 「登録する」をクリックすると、予約可能枠が登録されます。
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      6. 登録が完了しました。
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        一連の操作で「施設予約」>「中央体育館」>「メインアリーナ」の予約可能枠の登録が完了しました。同じ手順で他のカレンダーの予約可能枠も登録してください。

3)予約受付条件を設定する

取り込んだ予約可能枠のうち、予約可能な期間を絞ります。この設定では、「いつから予約を受け付けることができるか」と「どの期間の予約を受け付けるか」を制限することができます。

例)9月2日午前9時からLINEで予約を受け付ける。受付対象期間は9月5日~9月11日

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全日程において予約可能であれば、この設定は不要です。
  • 設定をしたいカレンダーの「予約期間・制限設定」をクリックします。
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  • 公開設定の「詳細設定」を選択し、「予約可能日制御を追加」をクリックします。
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  • 予約開始日、予約開始時間、公開期間を入力します。
  • ▼9月2日午前9時からLINEで予約を受け付ける。受付対象期間は9月5日~9月11日の場合

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  • 当日など、直前の予約・キャンセルを受け付けない、今日から数えて●か月後の月末までの予約を受け付ける、など細かく条件を設定することもできます。
  • ▼予約受付は予約日の2日前まで、キャンセルは前日までとする場合

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    ▼例)年中予約は受け付けているが、2か月先の月末まで公開したい場合

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  • 設定が完了したら、「保存」をクリックします。
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その他、1つのカレンダーにおいて、一定期間内に同じユーザーが予約できる数を制限する、1回の予約で2枠予約するなどの設定も可能です。詳細は以下のページをご参照ください。
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詳細設定:期間
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詳細設定:制限
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詳細設定:メッセージ
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詳細設定:予約管理項目
📗
詳細設定:カレンダー枠の再設定

2. 予約フォームを作成する

予約者の基本情報(氏名・連絡先等)を入力する予約フォームを作成します。

  • 「帳票作成」メニューで「新規作成」をクリックします。
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  • 「回答種別」を「追加型」にします。
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  • タイトルや説明を入力します。
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  • 氏名や連絡先等、予約時に必要な情報を入力する設問を追加します。
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    会員情報を使って予約する場合には、会員登録時に氏名や連絡先の登録が完了しているため、氏名・連絡先の設問は不要です。 会員情報については、3.会員登録フォームを作る(任意)をご確認ください。
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  • 設問を追加し「カレンダーボタン」を選択します。
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  • 設問を追加し、以下の項目を設定します。
  • ①「分類」を選択します。

    ②「大分類固定」にチェックを入れます。

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    大分類固定にチェックを入れることで、ユーザーは予約フォーム上で他の大分類に紐づくカレンダーを選択できなくなります。 例)大分類が「施設予約」に紐づくカレンダーに対して予約可能になる(ワクチン接種等、他のカレンダーは選択できない)
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    ③ 1.で作成した大分類「施設予約」を選択します。

    ④ タイトル(中)に「施設名」、タイトル(小)に「設備名」と入力します。(ユーザー画面で施設を選択する前に表示する文言が変わります。)

    ※未入力にしておくと、「カレンダー」>「分類設定」で設定した分類名称が表示されます。

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  • 帳票の編集が完了したら、画面上部の「保存」をクリックします。
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    2. 施設予約では「インデックスキー」「照会キー」は設定しないため、チェックを付けずに「保存」をクリックします。
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  • 「帳票登録」をクリックするとアンケートフォームが完成します。
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  • アンケートフォームの作成が完了すると、一覧画面に戻ります。
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このアンケートに対する回答を特定のチームのみ確認可能にするには、閲覧権限設定が必要です。設定詳細は、 の「分類」がある帳票の場合をご確認ください。

3. 会員登録フォームを作る(任意)

窓口予約機能は、LINEからの日付や時間を指定した予約受付ができるのはもちろん、LINE以外で予約を受け付けた場合にも管理画面上に予約情報を登録することができるため、一元管理が可能になります。

会員登録機能は、1ユーザー当たり予約可能な件数を制限する必要がある場合等、ユーザーごとの予約状況を管理したいときに利用します。電話番号などをもとに会員情報を登録し、会員番号が割り振られると、LINE経由の予約の際は自動で会員を識別、電話等LINE以外の予約の場合は、管理画面で会員情報で検索することで、現在の予約状況の確認ができます。

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会員帳票は予約フォームと紐づけて利用しますが、紐づけにはルールがあります。1つの会員情報帳票は複数の予約フォームと紐づけられますが、1つの予約フォームを複数の会員情報帳票に紐づけることはできません。
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  • 「帳票作成」>「会員情報帳票」をクリックし、「新規作成」を選択します。
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  • タイトル、説明文を編集します。
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    既定値で問題なければ編集は不要です。

  • 会員番号は「自動採番」と「ユーザーの手動入力」があります。すでに別の方法で会員番号の運用をしている場合は、自動採番をオフにしてください。
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  • 「名前」「電話番号」など登録に必要な設問を設定します。
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    既定値で問題なければ編集は不要です。

  • 「帳票への連携」では、会員情報を共通で利用したい帳票を選択します。
    • 例)「スポーツ施設予約」と「会議室予約」は同じ会員情報を使う
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      会員情報を共有することで、ユーザーは1度の会員登録で様々な予約ができるため利便性が高まります。
    • 帳票を選択し、「帳票連携」をクリックすると帳票連携が完了します。
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      会員登録時に取得したい情報が異なる場合は、別の会員情報帳票を作成してください。例)スポーツ施設予約では、「名前」と「連絡先」、相談窓口予約では「名前」、「生年月日」、「連絡先」の情報登録が必要な場合

  • 帳票の編集が完了したら、画面上部の「保存」をクリックします。
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  • 会員帳票では「重複キー」を設定することができます。新規会員登録時に入力した内容のうち、重複キーに設定された項目(下の画像では「名前」「電話番号」)の組み合わせが同じ場合は登録ができません。
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  • 「帳票登録」をクリックするとアンケートフォームが完成します。
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  • 会員帳票の作成が完了すると、一覧画面に戻ります。
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4. ユーザーがLINEからアクセスできるようにする

ユーザーがLINE上で「新規会員登録・登録情報の変更」「予約」「予約の変更・キャンセル」ができるように導線を設ける必要があります。登録フォームや予約フォームにはそれぞれURLが割り振られているので、URLをリッチメニューやイメージマップ内に設定します。

このページでは、各フォームのURLがどこで取得できるかを説明します。

  1. 新規会員登録・登録情報の変更
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  3. 予約
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    会員帳票と紐づく帳票において、ユーザーは会員登録をしないまま予約をしようとしたときには、予約フォームではなく、会員情報の登録フォームが立ち上がります。

  5. 予約の変更・キャンセル
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5. 設定したカレンダーの内容を変更する

1)時間帯枠の変更をする

夏と冬でスタートが30分ずれる場合など、一度登録時間帯枠を途中から変更することができます。

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夏季(4月~11月)まで登録済みで、冬季(12月~3月)の枠を追加したいケースでご説明します。
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  • 「カレンダー」>「カレンダー設定」で時間帯枠を変更したいカレンダーを選択し、検索をクリックします。
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  • 「CSV出力」をクリックします。
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  • 日付を選択し、「OK」をクリックすると、CSVファイルが出力されます。
  • ▼2021/11/30まで予約可能枠が登録されている場合

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  • CSVファイルを編集し、保存します。
    • ①コマIDと時間帯枠を入力します。コマIDが小さいコマが上に表示されます。
    • ②日付と休日区分(休業であれば1)を入力します。
    • ③各枠の予約受付可能枠数を入力します。
    • グレーの部分は列・行ごと削除してください。
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  • 「CSV一括登録」をクリックします。
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  • 「ファイルを選択」をクリックし、先ほど作成したCSVファイルを選択した後、「開く」をクリックします。
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  • 「登録する」をクリックすると、予約可能枠が登録されます。
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  • 登録が完了しました。
  • 「表示」をクリックすることで、11月末までと12月以降の時間帯枠の表示を切り替えることができます。

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2)予約可能枠数の増減

2面あるコートのうち1面が何らかの事情で予約受付できなくなった場合には減枠、インストラクターが増えて受け入れ可能数が増えた場合などには増枠をする必要があります。

ここでは、一度設定した1時間当たりの予約受付可能枠を減らしたり増やしたりする操作を説明します。

  • 「カレンダー」>「カレンダー設定」で予約受付可能枠数を変更したいカレンダーを選択し、検索をクリックします。
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  • 「編集」をクリックします。
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  • 予約受付可能枠数を変更したいコマを選択し、矢印で増減します。
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    1ページごとに編集可能です。保存を押す前に「前の週」や「次の週」をクリックすると、現在編集しているコマは保存されません。

  • 保存すると、予約受付可能枠数が変更されます。
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3)臨時休業/臨時営業の登録

  • 「カレンダー」>「カレンダー設定」で営業/休業を変更したいカレンダーを選択し、検索をクリックします。
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  • 営業/休業を変更したい日付を選択し、「休日に変更」をクリックすると、変更完了です。
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もともと休業日の場合、「営業日に変更」という表示になります。